Excluir usuário e excluir empresa: diferenças e cuidados

Objetivo

Este artigo explica a diferença entre excluir um usuário de acesso e excluir uma empresa no Fiscal Pro. As duas ações têm impactos diferentes e devem ser conferidas com cuidado antes da confirmação.

Diferença na prática

Excluir usuário remove a conta de acesso de uma pessoa. Essa ação afeta o login daquele usuário e pode encerrar o acesso dele ao Fiscal Pro, mas não significa que a empresa, os cadastros ou os documentos fiscais da empresa serão removidos.

Excluir empresa inicia a remoção da empresa do Fiscal Pro. Essa ação pode afetar cadastros, configurações, clientes, produtos, notas fiscais, arquivos e histórico vinculados a essa empresa. Por isso, deve ser solicitada somente quando a decisão de encerrar o uso da empresa no sistema estiver validada pelos responsáveis.

Se a dúvida for sobre retirar o acesso de uma pessoa, trate como exclusão de usuário. Se a intenção for encerrar a empresa no Fiscal Pro e remover os dados vinculados a ela, trate como exclusão de empresa.

Antes de confirmar qualquer exclusão

Confirme qual empresa está ativa e se ela é realmente a empresa que deve ser avaliada.
Verifique se a necessidade é remover o acesso de um usuário ou excluir a empresa inteira.
Confirme a decisão com o responsável legal, financeiro ou administrativo da empresa.
Confira se existem notas, documentos fiscais, cadastros, relatórios ou arquivos que precisam ser consultados ou guardados antes da exclusão.
Alinhe com a contabilidade quais documentos fiscais devem ser armazenados fora do Fiscal Pro, quando necessário.
Leia todos os avisos exibidos na tela antes de confirmar.

Ao excluir um usuário

A exclusão de usuário deve ser usada quando uma pessoa não deve mais acessar o Fiscal Pro. Ela pode ser necessária, por exemplo, quando um colaborador saiu da empresa ou quando um acesso foi criado por engano.

Antes de confirmar, confira se esse usuário ainda precisa acessar alguma empresa, se existem pendências em nome dele e se outro usuário autorizado conseguirá continuar as atividades necessárias.

Excluir um usuário não substitui a exclusão da empresa. A empresa pode continuar ativa para outros usuários autorizados, e os dados fiscais vinculados a ela permanecem sob responsabilidade da empresa.

Ao excluir uma empresa

A exclusão de empresa é uma ação mais ampla. Ela pode bloquear o uso da empresa no sistema e levar à remoção definitiva dos dados vinculados a ela, conforme as regras informadas durante a solicitação.

Antes de confirmar, verifique com atenção se ainda há emissão de notas, documentos pendentes, obrigações fiscais em aberto, relatórios que precisam ser exportados ou arquivos que devem ser guardados por obrigação legal.

Depois que a exclusão definitiva for concluída, a recuperação dos dados pode não ser possível. Solicite a exclusão somente quando houver certeza de que a empresa não precisará mais operar ou consultar esses dados no Fiscal Pro.

Cuidados com dados fiscais

Guarde XML, DANFE, NFS-e, comprovantes, relatórios e demais documentos fiscais conforme orientação da contabilidade.
Confira se todos os documentos emitidos em produção foram autorizados, transmitidos ou tratados corretamente.
Verifique se há obrigações de guarda de documentos por prazo legal antes de solicitar a exclusão.
Considere que algumas informações podem precisar ser mantidas quando houver obrigação legal, regulatória ou necessidade de defesa de direitos.

Segurança

Para solicitar orientação ou suporte sobre exclusão, nunca envie senha, certificado digital, senha do certificado, credenciais fiscais ou imagens com informações sensíveis.

Quando precisar de ajuda, informe apenas os dados necessários para identificar o caso, como nome da empresa, CNPJ parcialmente mascarado, e-mail do usuário solicitante, data aproximada da solicitação e a mensagem exibida pelo sistema.

Quando chamar o suporte

Quando você não tiver certeza se deve excluir o usuário ou a empresa.
Quando a opção de exclusão não aparecer para o seu perfil.
Quando a empresa estiver bloqueada por uma solicitação de exclusão e você precisar de orientação.
Quando houver erro ao confirmar a exclusão.
Quando o sistema informar que o usuário ainda possui vínculo com empresa e você precisar entender o que fazer.