Checklist mensal para contador ou Revenda

Objetivo

Organizar a rotina mensal da Revenda, do contador ou da equipe operacional para revisar a Carteira de clientes, acompanhar empresas clientes, conferir NF-e, NFC-e, NFS-e, XML, certificado, plano, pendências fiscais e situações que precisam de suporte.

Quando usar

No fechamento mensal das empresas clientes acompanhadas pela Revenda ou contabilidade.
Antes de enviar XML, relatórios ou documentos fiscais para validação contábil.
Quando houver empresa cliente com certificado vencido, certificado perto do vencimento, pendências fiscais, limite de emissão próximo ou plano com situação pendente.
Quando for necessário confirmar se a Revenda, o contador ou o usuário operacional têm acesso correto à empresa cliente.
Antes de orientar uma empresa cliente a emitir novas notas após bloqueio, inadimplência, erro fiscal ou troca de certificado.

Antes de começar

Acesse com um usuário autorizado da Revenda, da contabilidade ou da equipe responsável pela operação da carteira.
Defina o período do mês que será revisado e confirme se ele corresponde ao período contábil combinado com a empresa cliente.
Combine com a empresa cliente e com a contabilidade quais documentos serão baixados, enviados, armazenados ou apenas conferidos.
Confirme quem será responsável por validar a apuração, a guarda dos XML, cancelamentos, substituições, retenções e demais decisões contábeis.
Use canais seguros para trocar documentos fiscais e informações da empresa cliente.
Não solicite nem compartilhe senha, certificado A1, senha do certificado, token, CSC, credenciais de prefeitura ou outros dados sensíveis por canais de suporte.

Checklist mensal

Abra a Carteira de clientes e identifique as empresas que precisam de revisão no mês.
Priorize empresas clientes com pendências fiscais, certificado vencido ou perto do vencimento, limite de emissão próximo, plano pendente, bloqueio ou solicitação aberta com o suporte.
Confira se a empresa cliente está ativa e se o plano permite a operação esperada para o mês.
Verifique se o acesso da Revenda, do contador e dos usuários operacionais está coerente com o contrato e com a autorização da empresa cliente.
Confirme os dados principais da empresa cliente antes de analisar documentos fiscais, especialmente razão social, CNPJ e identificação comercial usada pela equipe.
Revise as emissões do mês por tipo de documento: NF-e, NFC-e e NFS-e.
Separe documentos autorizados, cancelados, rejeitados, pendentes ou que precisam de correção antes do fechamento.
Baixe XML, DANFE ou PDF somente quando houver autorização da empresa cliente e necessidade operacional ou contábil.
Registre as pendências por responsável: empresa cliente, contabilidade, Revenda, SEFAZ, prefeitura, provedor fiscal ou suporte Fiscal Pro.
Valide com a contabilidade antes de considerar o mês concluído, principalmente quando houver divergência de valores, cancelamento, substituição, retenção, competência de NFS-e ou ausência de XML.

Conferências por documento

NF-e: confirme se as notas do período foram autorizadas, canceladas quando necessário e se os XML estão disponíveis para guarda e validação contábil.
NFC-e: confira o volume emitido no mês, possíveis rejeições, cancelamentos e documentos que precisam ser enviados à contabilidade.
NFS-e: valide a competência, o retorno da prefeitura, retenções e situações que dependem de regra municipal.
XML: mantenha a guarda e o envio dos XML conforme a rotina definida pela contabilidade e pela empresa cliente.
Pendências fiscais: trate certificado, limite, rejeição, bloqueio ou retorno fiscal antes de orientar novas emissões em produção.

Segurança e privacidade

Documentos fiscais contêm dados de clientes, valores, produtos, serviços e informações tributárias. Compartilhe somente com pessoas autorizadas.
Evite baixar ou encaminhar XML em massa sem autorização da empresa cliente e sem rotina definida pela contabilidade.
Antes de enviar qualquer arquivo, confira o destinatário, o período, a empresa cliente e o tipo de documento.
Ao abrir chamado, oculte dados sensíveis em imagens e envie apenas informações necessárias para análise.
Nunca envie certificado, senha, token, CSC, credenciais municipais ou dados bancários pelo suporte.

Validação contábil

O fechamento não deve depender apenas da emissão das notas. É importante validar se os documentos fiscais foram autorizados, armazenados e conferidos pela contabilidade.
Em caso de divergência entre XML, relatórios, prefeitura, SEFAZ ou informações da empresa cliente, aguarde a orientação contábil antes de concluir o mês.
Situações de cancelamento, inutilização, substituição de nota, retenção, competência de NFS-e ou guarda de XML devem ser confirmadas com a contabilidade.
Quando uma pendência fiscal puder afetar emissão, apuração ou obrigações acessórias, registre o caso e acompanhe até a regularização.

Quando chamar o suporte

A empresa cliente não aparece na Carteira de clientes, mesmo pertencendo à Revenda.
O acesso da Revenda, do contador ou do usuário operacional não corresponde ao vínculo autorizado pela empresa cliente.
Os indicadores de notas, pendências fiscais, plano, certificado ou acessos parecem inconsistentes com a operação real.
Há erro ao listar NF-e, NFC-e, NFS-e ou ao baixar documentos autorizados.
O certificado, o plano, o limite de emissão ou a situação da empresa impedem a operação esperada.
Ao abrir chamado, informe somente dados seguros: nome da empresa, CNPJ mascarado quando possível, período analisado, tipo de documento, ação realizada e mensagem exibida. Não envie senha, certificado, token, CSC, credenciais municipais ou imagens com dados sensíveis sem ocultação.