Fazer o checklist mensal das empresas
Organize uma conferência mensal das empresas acompanhadas, dos vínculos e dos documentos fiscais que precisam de atenção.
Para quem é este artigo
Este artigo é para contadores, proprietários e equipes que acompanham várias empresas. Ele organiza uma rotina de conferência usando a tela Empresas e as listagens fiscais, sem substituir a escrituração, a conciliação ou as obrigações definidas pela contabilidade.
Antes de começar
- Defina a competência, a data de corte e o responsável por cada empresa.
- Combine quais tipos de documento serão conferidos: NF-e, NFC-e, NFS-e e respectivos arquivos.
- Confirme os prazos legais e operacionais diretamente com a contabilidade.
- Use um local protegido para registrar pendências; não copie senhas, tokens ou certificados para o checklist.
Caminho no Fiscal Pro
Abra Empresas. Use busca e filtros para priorizar status e pendências fiscais. Em seguida, acesse cada empresa e consulte as listagens de documentos correspondentes. Retorne à página Empresas antes de selecionar o próximo CNPJ.
Passo a passo
- Filtre por Sem certificado válido e registre quais empresas precisam de regularização.
- Repita com Certificado vencendo e programe a renovação antes do vencimento.
- Filtre por Perto do limite de notas e confira o consumo do ciclo e o plano.
- Revise empresas com Pagamento pendente, Inadimplente, Cancelada ou Bloqueada, sem confundir cobrança com situação fiscal.
- Para cada empresa, confirme CNPJ e perfil antes de acessar.
- Confira documentos do período, status, cancelamentos, cartas de correção e arquivos disponíveis.
- Registre divergências que precisam de ação do cliente, do Owner ou da contabilidade.
- Revise usuários vinculados e conexões contábeis; remova acessos que não sejam mais necessários.
- Ao terminar, marque somente itens efetivamente comprovados.
O que acontece depois
A equipe passa a ter uma lista clara de pendências por empresa e responsável. Corrigir um filtro ou abrir um documento não resolve automaticamente uma obrigação: cada ação deve ser executada na área correta e confirmada. Certificados, cobranças e limites podem mudar ao longo do ciclo, portanto a revisão deve ser repetida na frequência combinada.
Como confirmar que funcionou
Para cada empresa, o checklist deve registrar competência, data da conferência, responsável, evidência consultada e situação final. Uma pendência só deve ser encerrada quando o status do Fiscal Pro e a validação aplicável confirmarem o resultado. Ao trocar de empresa, confira novamente o CNPJ no topo.
Problemas comuns
- Lista incompleta: limpe filtros e confirme os vínculos da equipe.
- Documento não aparece: revise período, tipo, status e empresa ativa.
- Indicador e controle externo divergem: preserve a evidência e faça a conciliação antes de concluir.
- Ação bloqueada no perfil fiscal: encaminhe a correção ao Owner.
- Prazo fiscal em dúvida: valide com o profissional responsável; não deduza o prazo pela interface.
Cuidados fiscais e de segurança
Não use o checklist como única prova de entrega ou guarda fiscal. Armazene XMLs e demais documentos conforme as obrigações aplicáveis e a política do cliente. Evite planilhas abertas com dados pessoais, chaves completas e links de acesso. A equipe deve operar com contas individuais, mínimo privilégio e revisão periódica dos vínculos.
Próximo passo
Distribua as pendências aos responsáveis, defina prazo de retorno e refaça a conferência apenas nas empresas afetadas antes de fechar a competência.